HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ TÀI LIỆU VÀ NHỮNG ĐIỀU NÊN BIẾT

Hiện nay, nền kinh tế mở cửa ngày càng phát triển, nhu cầu của con người trong việc sinh sống và làm việc tại một nước khác cũng thế mà ngày càng tăng lên. Tuy nhiên, các giấy tờ, tài liệu hành chính cá nhân của một người muốn có hiệu lực để sử dụng tai một nước khác thì cần phải được kiểm chứng tính xác thực thông qua các cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Việc chứng minh các tài liệu đó được gọi là hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu. Vậy hợp pháp hóa lãnh sự là gì, yêu cầu cũng như thủ tục hồ sơ như thế nào?

Hợp pháp hóa lãnh sự hay chứng nhận lãnh sự là thuật ngữ dùng để nói đến việc xác nhận giá trị hay tính chính xác của một văn bản nước ngoài thông qua việc kiểm tra chữ kí, con dấu và tư cách của người kí văn bản, tài liệu đó. Khi một công dân của một nước muốn các giấy tờ, tài liệu cấp bởi nước đó có hiệu lực và sử dụng được tại một  nước khác thì các giấy tờ tài liệu này phải được chứng nhận bởi các cơ quan thẩm quyền tại nước đó hoặc nơi các tài liệu này muốn có hiệu lực pháp lí. Ví dụ, người không có quốc tịch Việt Nam, hoặc người Việt Nam có hộ chiếu nước ngoài muốn đăng kí kết hôn, đăng kí tạm trú hay nhận con nuôi…tai Việt Nam thì cần phải hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu có liên quan thông qua các cơ quan chức năng của nước Việt Nam.

Việc chứng nhận lãnh sự thường được thực hiện bởi cơ quan ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc các cơ quan được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự thông qua một hệ thống các chữ kí để chứng minh tính chính xác của các chữ kí trước đó  và thông thường chữ kí cuối cùng sẽ là chữ kí của nơi tài liệu, văn bản muốn có hiệu lực.

Hiện nay, nền kinh tế mở cửa được đẩy mạnh phát triển, việc giao lưu, trao đổi quốc tế là điều không tránh khỏi, do đó nhu cầu hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu cũng tăng lên. Để việc chứng thực được trở lên dễ dàng hơn một số nước đã kí công ước với các quốc gia khác.

Một số tài liệu, văn bản được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định:

1.    Giấy tờ, tài liệu được miễn theo quy ước quốc tế mà Việt Nam và các nước liên quan đều là thành viên

2.     Các giấy tờ tài liệu được chuyển trực tiếp qua đường ngoại giao của các cơ quan thẩm quyền của các nước.

3.     Các tài liệu được miễn theo quy định pháp luật Việt Nam

Các tài liệu văn bản không được hợp pháp hóa lãnh sự

1.     Các giấy tờ, tài liệu bị tẩy xóa, sửa chưa mà không được đính chính

2.     Các giấy tờ còn mẫu thuẫn, không trùng khớp

3.     Các tài liệu, giấy tờ giả mạo

4.     Các tài liệu, giấy tờ có nội dung xâm phạm lợi ích nhà nước Việt Nam.

Ngoài việc hiểu cặn cẽ các nội dung trên, việc chuẩn bị đúng, đầy đủ hồ sơ cần thiết cũng rất quan trọng cho việc hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu nhanh chóng hiệu quả. Hồ sơ cần chuẩn bị thông thường bao gồm:

1.     Tờ kê khai thông tin hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu

2.     Xuất giấy tờ tùy thân bản gốc đối với nộp hồ sơ trực tiếp hoặc bản chụp giấy tờ tùy thân đối với nộp qua đường bưu điện.

3.     Các giấy tờ, tài liệu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự

4.     Bản dịch các tài liệu, giấy tờ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu

5.      Bản chụp các giấy tờ 3, 4 nhằm mục đích lưu lại tại bộ ngoại giao.

Các giấy tờ hồ sơ sau khi chuẩn bị xong sẽ được nộp tại bộ ngoại giao hoặc các cơ quan ngoại vụ của các tỉnh. Kết quả sẽ được trả về sau khoảng một ngày làm việc tùy vào số lượng giấy tờ cần được hợp pháp hóa mà thời gian này có thể lâu hơn.

Hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu là vô cùng quan trọng trong việc chứng thực giá trị của của tài liệu, đảm bảo các tài liệu không bị giả mạo, là thủ tục thiết yếu để một công dân nước ngoài được công nhận tại một nước khác.